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工作交接需要注意的幾點

時間: 2017-06-23 17:00:14 來源:93招聘 作者:93招聘 

很多職場人說離職能看清一個人本質,離職之所以能看清一個人的本質,大多是通過工作交接、離職面談、離職手續辦理等三個方面,而最關鍵、最核心的還是工作交接。

工作交接需要注意的幾點

  一、工作交接的目的

  工作交接的目的是什么?運用的場合或交接的時機不同,目的也有所不同,具體可歸為以下幾點:

  1、知識的轉移

  工作交接,是交接人一段時間或在職時期各項工作涉及到的知識轉移,通過工作交接將相關知識轉移給接手人,便于工作知識的傳承與保留。

  2、保證工作的持續性

  工作交接的完成,能保證在原有在職人員不在崗或離開公司的情況下,相關崗位所涉及的工作能持續開展,不因員工的離開而產生斷層或銜接不良。

  3、保證工作的穩定性

  員工的異動,尤其是離職會在一定程度上造成部門工作的不穩定,完整、有效的交接可確保部門內部、跨部門合作的穩定性,避免引起管理的混亂。

  4、工作責任的明確工

  工作交接涉及移交人、接手人以及監交人三方共同進行此項活動,在一定程度上能明確各項事務的責任人,從而減少工作中的推卸責任。

  5、工作梳理與總結

  除了上述目的,對于移交工作的員工本人來說,工作交接是一次梳理本崗工作業務流程、關鍵控制點的機會,也是一次個人工作總結的機會,對于后續進入新的環境和單位有利而無害,同時也是體現個人品行、職業操守的機會。

 

  二、工作交接的類型

  前面已表述,工作交接不僅僅是體現在離職交接,也要注重在職期間發生短期或較長時間離開工作崗位時的工作交接。具體可分為以下幾類:

  1、離職工作交接

  離職工作交接一般是指員工離家公司時,根據工作交接管理辦法將相關事項交接給直接上級指定的在職人員,能確保該員工離開后原有的工作能保持連續性和穩定性。

  2、請休假工作交接

  工作是為了更好的生活,但不是生活的全部。員工在職期間除了離職外,會出現請事假、病假、休產假、帶薪年假等或長或短時間不在崗的情況。當員工請休假超過3個工作日的,可根據該崗位工作重要性和影響面確定是否需要將工作暫時交接給其他同事,以確保本部門工作的正常運轉。

  3、崗位調動工作交接

  崗位調動有調崗和崗位晉升等情況,員工的崗位出現調整,意味著離開原有崗位而到新的崗位上從事新的工作內容,那么交接如同離職交接一樣,只是在風險控制方面相對松一些,畢竟該員工仍在企業,可隨時保持聯系。

  4、倒班工作交接

  除了上述工作交接外,還需注意實行倒班制的交接班工作交接,這是最能體現工作連續性、穩定性和責任劃分的環節,做好倒班工作交接,可預防工作失誤、工作事故甚至重大事故。

 

  三、工作交接的內容

  工作交接類型不同,交接的內容和程度均有所不同,具體內容包括但不限于如下內容:

  1、公司各類文件交接,包括培訓材料、規章制度、目標責任書、操作手冊、各類宣傳材料等;

  2、任職期間的工作記錄資料,如電子版的工作日志、記事本等;

  3、崗位涉及工作流程、關鍵控制點和注意事項;

  4、目前工作的進展程度,包括未完成事項、待辦事項的交接;

  5、客戶資料交接,主要包括銷售客戶、供應商、對外聯系的部門及人員情況交接,尤其要注意客戶檔案的完整性和準確性,比如客戶的姓名、職務、聯系方式、電子郵箱等基本信息;

  6、固定資產及日常辦公用品等實物移交,注意固定資產和辦公用品的數量、完好情況;

  7、各類鑰匙;

  8、借閱的圖書及檔案資料,注意圖書和檔案資料的數量、完好性等;

  9、各類工具(如維修用品、移動存儲、保管工具等);

  10、款項移交:指員工應在離職前將經手的各類項目、業務、個人借款等款項事宜移交至財務部。

 

  四、工作交接的方式

  不同的交接對象,交接的方式也會有所不同,具體可分為以下方式:

  1、實物交接可直接交回給接手人,確保數量和質量無誤即可;

  2、電子版和紙質版文件可形成電子臺賬形式,確保賬物相符后拷貝和移交給指定的人員;

  3、工作流程、關鍵控制點和注意事項的交接,尤其是工作流程、業務操作方法等,可遵循以下步驟進行交接:

  (1)說給她/他聽;

  (2)做給她/他看;

  (3)讓她/他做做看;

  (4)不斷輔導和糾偏,確保能獨立操作為止。

 

  五、工作交接注意事項

  1、每項交接均應由交接人、接交人以及監交人簽字確認,并經人力資源部審核備案后方可認定為交接完成;

  2、在工作交接過程中,如出現部分文件、資料、圖書遺失或固定資產損壞時,應采取相應的措施予以補救或賠償;

  3、工作交接是作為員工離職、崗位調動和交接班工作風險防范的重要環節,確保工作交接流程化、標準化和規范化。

 

  不管你是移交人還是接手人抑或是監交人,本著為同事、為部門和企業的利他心理,認真做好工作交接,終歸收益的還是自己。

  曾許諾,無論我離開多久,只要需要,我隨時都在。

  被人需要,是極好的,不被需要,也許是你做好了工作交接。



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